Signatur
Die elektronische Signatur gibt, ähnlich wie die Unterschrift, Auskunft über den Absender einer Nachricht. Eine Signatur soll Kontaktaufnahme erleichtern und ist als persönliche Visitenkarte zu begreifen. Daher sollte eine Signatur, insbesondere bei geschäftlichen E-Mails, auch alle Informationen enthalten, die auf einer Visitenkarte zu finden sind. Im Geschäftsbereich ist die Signatur an gesetzliche Mindestanforderungen gebunden, die es unbedingt einzuhalten gilt. Ansonsten droht eine Abmahnung.
Der Sinn und Zweck einer Signatur
Ein Dokument ist erst dann rechtskräftig, wenn dessen Verfasser es unterschrieben hat. In der elektronischen Kommunikation erfüllt die Signatur eine ähnliche Aufgabe, nämlich die der gesetzlichen Auskunftspflicht. Ähnlich wie auf einem Brief, auf dem Empfänger und Absender genannt werden, dient die Signatur bei E-Mails dazu, dem Empfänger anzuzeigen, von wem er die Mail erhalten hat.
Signatur: Aufbau und Pflichtangaben
Die Signatur steht in der Regel am Ende einer E-Mail. Manche Angaben sind von Gesetzgeber vorgeschrieben. Dabei handelt es sich um gesetzliche Mindeststandards. Diese formalen Richtlinien wurden Anfang 2007 im „Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister“, kurz EHUG, festgeschrieben. In welcher Reihenfolge sie in der Signatur aufgelistet werden, ist zwar nicht vorgeschrieben. Jedoch ist es sinnvoll, in der Signatur die wichtigsten Angaben wie Name und Anschrift an den Anfang zu setzen. In der Regel beginnt die Signatur mit dem Logo des Unternehmens. Dann folgt der vollständige Name des Unternehmens. Hierbei muss in der Signatur auch angegeben werden, welche Geschäftsform gewählt wurde. Handelt es sich um eine GmbH, müssen alle Geschäftsführer namentlich benannt werden sowie, sofern vorhanden, der Vorsitzende des Aufsichtsrats. Bei Aktiengesellschaften müssen in der Signatur der Vorsitzende des Aufsichtsrats sowie alle Vorstandsmitglieder namentlich aufgeführt sein. Nach dem Namen des Unternehmens wird zumeist die Position benannt, die der Absender im Unternehmen einnimmt. Danach folgt in der Signatur die Angabe der gesamten Postanschrift, gefolgt von der Telefonnummer, der Faxnummer sowie der Mail-Adresse des Adressaten. Sofern das Unternehmen im Handelsregister eingetragen ist, müssen die Handelsregister-Nummer in der Signatur angegeben werden sowie, welches Registergericht für das Unternehmen zuständig ist. Am Schluss einer Signatur steht in der Regel die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beziehungsweise die Steuernummer des Absenders.
Eine Signatur erstellen
Nahezu jedes E-Mail-Programm verfügt mittlerweile unter den Einstellungen über eine Funktion, in der sich eine Signatur erstellen lässt. Dort muss diese einmalig eingefügt werden. Die Signatur wird dann entweder jeder E-Mail automatisch beigefügt oder kann händisch in jene Mails kopiert werden, die die Signatur tragen sollen.
Die Signatur als dezentes Werbemittel
Eine Signatur kann auch als Marketinginstrument genutzt werden. Dies kann relativ unkompliziert geschehen, etwa indem das Firmenlogo sowie ein Link zur Webseite in die Signatur eingefügt werden. Zudem wird oft ein Link in die Signatur eingefügt, über den beispielsweise ein Newsletter abonniert werden kann. Außerdem ist es denkbar, in der Signatur aktuelle News zu Unternehmen einzufügen.