Debitorenmanagement – vom Entstehen einer Forderung bis zum Zahlungseingang
Werden Leistungen oder Lieferungen nicht sofort beglichen, sondern wird ein Zahlungsziel vereinbart, entsteht eine Forderung gegenüber dem Kunden. Die Steuerung des gesamten Prozesses von dem Zeitpunkt, zu dem die Forderung entsteht, bis hin zum Zahlungseingang wird als Debitorenmanagement oder auch Forderungsmanagement bezeichnet. Der Begriff leitet sich vom Zahlungspflichtigen, dem Debitor, ab. Gerade im Onlinehandel sollte ein gutes Debitorenmanagement jedoch weitaus früher ansetzen.
Debitorenmanagement bereits vor Vertragsabschluss
Um das Risiko von Zahlungsausfällen auf ein Mindestmaß zu reduzieren, sollte das Debitorenmanagement bereits vor Vertragsabschluss ansetzen. So könnten beispielsweise in die AGB Eigentumsvorbehalte integriert werden. Auf diese Weise können Online-Händler vom Kaufvertrag zurücktreten und die Rückgabe der Waren verlangen, sollte die Rechnung nicht bis zu einem vorab definierten Stichtag beglichen sein. Der entstandene Schaden, beispielsweise durch den entgangenen Gewinn oder eine Wertminderung, könnte dann geltend gemacht werden. Des Weiteren sollten Online-Händler nicht jedem Kunden den Rechnungskauf von vornherein anbieten, sondern erst nach einer positiven Bonitätsprüfung. Diese kann relativ unproblematisch in die meisten Shop-Systeme integriert werden. Auch sollte das Zahlungsziel sorgfältig festgelegt werden. Das bedeutet, dass zu langfristige und branchenunübliche Zahlungsziele möglichst vermieden und bei sehr hohen Kaufbeträgen Sicherheiten wie eine Bankbürgschaft verlangt werden sollten.
Rechnungen zeitnah stellen und Zahlungen überprüfen
Ein weiterer wichtiger Aspekt eines guten Debitorenmanagements betrifft den Zeitpunkt der Rechnungsstellung. So sollten der Zeitraum zwischen dem Zahlungseingang und der erbrachten Leistung möglichst gering gehalten und daher Rechnungen zeitnah gestellt werden. Im besten Fall wird die Rechnung am gleichen Tag gestellt, an dem auch die Ware ausgeliefert wird. Zudem sollte ein konkretes, nicht zu langfristiges Zahlungsziel angegeben werden. Ist die Rechnung gestellt, sollten Online-Händler die Zahlungseingänge im Auge behalten, um auf etwaige Zahlungsstörungen schnell reagieren zu können.
Debitorenmanagement organisieren
Sollten Kunden die eingeräumte Zahlungsfrist nicht einhalten, empfiehlt sich zunächst, das Gespräch mit den jeweiligen Kunden zu suchen. Denn die Gründe für die Zahlungsstörung sind sehr verschieden und nicht immer liegen sie darin, dass der Kunde vorsätzlich nicht zahlen will. Auch beim Debitorenmanagement dürfen der Kundenservice und die Kommunikation nicht aufhören. Des Weiteren ist es unerlässlich, ein funktionierendes Mahnwesen zu etablieren. Hat der Kunde das Zahlungsziel überschritten und ein Gespräch zu keinem Ergebnis geführt, sollte möglichst binnen weniger Tage eine Mahnung versendet werden. Vorab gilt es jedoch zu prüfen, ob die Ware vertragsgemäß geliefert wurde, berechtigte Reklamationen bestehen oder ein Fehler in der Buchhaltung vorliegt.