Projektportfoliomanagement beinhaltet zahlreiche Herausforderungen. So sind projektübergreifende Managementaufgaben wie etwa die Qualitätssicherung der einzelnen Projektprozesse möglichst effizient zu gestalten, bei der operativen Umsetzung sollten vorhandene Synergieeffekte genutzt werden. Darüber hinaus sind Wechselwirkungen und Abhängigkeiten innerhalb des Portfolios zu berücksichtigen und in den Workflow zu integrieren. Eine Schlüsselfunktion kommt hier dem Ressourcenmanagement zu, denn bei umsichtiger Planung können kurzzeitig nicht belegte Kapazitäten durch andere Projekte des Portfolios genutzt werden.
Strategisches Projektportfoliomanagement
Oberstes Ziel ist es, die richtigen Projekte für das Projektportfolio auszuwählen, also den Fokus auf jene Projekte zu legen, die im Einklang mit den Zielen des Unternehmens stehen, etwa weil sie hohen wirtschaftlichen Nutzen erwarten lassen oder dazu beitragen, das Unternehmen und seine Produkte am Markt besser zu positionieren. Weitere Zielsetzungen bestehen in der Priorisierung der aktuellen Projekte im Portfolio gegenüber anderen betrieblichen Vorhaben sowie in einer entsprechenden Ausgewogenheit des Risikos innerhalb des Portfolios.
Kriterien für die Entscheidung, ob ein Projekt Aufnahme in das Projektportfolio findet, sind somit:
- strategische Ausrichtung des Projekts / Projektnutzen
- Verfügbarkeit entsprechender personeller, finanzieller und materieller Ressourcen
- Tragbarkeit des Projektrisikos (Machbarkeit)
- Verfügbarkeit der notwendigen Informationen
- Dringlichkeit des Projekts sowie bei externen Projekten:
- Bedeutung des Kunden (Auftraggebers) für das eigene Unternehmen
Aspekte des Multiprojektmanagements
Üblicherweise wird zwischen Programmmanagement und Projektportfoliomanagement unterschieden. Projekte innerhalb des Programmmanagements verfügen über eine gemeinsame übergeordnete Zielsetzung, während das Projektportfoliomanagement sämtliche Projekte einer Leitstelle bzw. einer Organisationseinheit umfasst.
Anmerkung zur Begriffsabgrenzung:
Während die Unterscheidung zwischen Programmmanagement und Projektportfoliomanagement problemlos vorgenommen werden kann, ist die Abgrenzung zum Modell des Multiprojektmanagements schwieriger zu treffen. Sämtliche Merkmale des Multiprojektmanagements finden sich nämlich auch in den Grundsatzkonzepten des PPM wieder, angewendete Projekttechniken und Vorgehensmodelle sind ebenfalls praktisch ident. So entsprechen die beiden international anerkannten Richtlinien „The Standard for Portfolio Management“ (PMI) sowie „Management of Portfolios“ (OGC) hinsichtlich der beschriebenen Aufgaben und Prozesse vollständig dem deutschsprachigen Normenwerk „Multiprojektmanagement – Management von Projektportfolios, Programmen und Projekten.“ In der deutschsprachigen Fachliteratur werden die Begriffe Multiprojektmanagement und Projektportfoliomanagement daher meist synonym verwendet.
Anforderungen im Rahmen des Multiprojektmanagements
Verantwortliche Manager müssen in der Lage sein, hochgradig vernetzt zu denken, mögliche Szenarien zu antizipieren und entsprechende Maßnahmen zu treffen. Der aktuelle Risikostatus sämtlicher Projekte des Portfolios ist stets im Blickfeld zu behalten, was regelmäßige Berichterstattung und Meetings unumgänglich macht. Durch die enge Verflechtung der Projekte kann eine Verzögerung oder Planabweichung in einem Projekt eine Kettenreaktion zur Folge haben, deren Beherrschung höchste Anforderungen an das PPM-interne Risikomanagement stellt. Umfassende Dokumentation von Erfahrungswerten in Form einer Wissensdatenbank, qualitätssichernde Maßnahmen im Rahmen eines einheitlichen Qualitätsmanagements sowie ausreichende Puffer bei der Ressourcenverfügbarkeit sind unbedingte Voraussetzungen für ein erfolgreiches Projektportfoliomanagement.