Structured Creditor Reference
Um eine Transaktion genau zuordnen zu können, bedürfen sowohl der Zahlungsempfänger (Kreditor) als auch der Zahlungspflichtige (Debitor) einer Referenz im Verwendungszweck einer SEPA-Überweisung oder -Lastschrift. Diese Referenz kann mit XML-Tags strukturiert werden oder aus einem unstrukturierten, maximal 140 Zeichen langen Fließtext bestehen. Sie kann eine Rechnungsnummer oder eine Vertragsnummer enthalten und dient als Anhaltspunkt zur Einordnung jeder einzelnen Transaktion. Um Tipp- und Schreibfehler in unstrukturierten Verwendungszwecken zu verhindern, hat die European Association of Corporate Treasurers (EACT) Codes entwickelt, welche die durchgehende Datenverarbeitung (STP) im SEPA-Verfahren sicherstellen sollen. Dazu gehört auch die Structured Creditor Reference (RFS), welche als Hilfsmittel gegen Tippfehler bei längeren Rechnungsnummern oder Ähnlichem genutzt werden kann. Dies erleichtert die Verarbeitung von Daten beim Datenaustausch, in Finanzdienstleistungen und in anderen Wirtschaftsbereichen. Andere Arten der Creditor Reference sind die Beneficiary Reference (RFB) und die Document Reference (DOC).
Aufbau
Die Structured Creditor Reference besteht aus maximal 25 Zeichen, welche sich aus der Bezeichnung „RFS“ für „Reference Structured“, einer zweistelligen Prüfziffer und der maximal 21-stelligen alphanumerischen Creditor Reference zusammensetzen. Diese kann beispielsweise die Rechnungsnummer des Kreditors oder die vom Kreditor festgelegte Kundennummer des Debitors enthalten. Die Prüfziffer dient unter anderem der Bank des Zahlungsempfängers zur Validierung eingehender Zahlungen. Stimmt die Creditor Reference der vom Zahlungspflichtigen beauftragten Transaktion nicht mit der unter der Prüfziffer hinterlegten Creditor Reference überein, kann die Transaktion vom Bankinstitut abgewiesen werden, solange kein weiterer, strukturierter Verwendungszweck hinterlegt ist.
Vorteile der Creditor Reference
Die Creditor Reference wird seitens des Kreditors im Verwendungszweck einer Transaktion verankert, damit diese schneller zugeordnet werden kann. Sie wurde nach der ISO-Norm 11649 festgelegt, welche die Elemente der Structured Creditor Reference spezifiziert. Mithilfe der Creditor Reference kann ein Unternehmen seine Überweisungsinformationen automatisch mit seinen Debitorenkonten beziehungsweise Forderungen abgleichen. Statt einer einfachen Rechnungsnummer gibt der Zahlungsempfänger die Creditor Reference an, welche bei Zahlungseingang direkt mit den Forderungskonten abgeglichen werden kann. Dadurch verbessert sich die durchgehende Datenverarbeitung der finanziellen Versorgungskette der Zahlungsempfänger. Ein Vorteil der durch die Prüfziffer abgesicherten Structured Creditor Reference ist, dass sie durch die verwendete Prüfziffer vor falschen Verwendungszwecken schützt. Diese können durch Tipp- oder Schreibfehler seitens des Debitors bei der Begleichung einer Zahlung entstehen. Da eine fehlerhafte Structured Creditor Reference vom Bankinstitut des Kreditors abgewiesen wird, erspart dies Mehraufwand seitens des Zahlungsempfängers, da keine undefinierbaren Zahlungen eingehen können.